Ressources pour les étudiants

Ressources pour les étudiants

Au moment de commencer votre stage d’apprentissage expérientiel en pleine période d’éloignement physique, vous pourriez avoir des questions et des préoccupations au sujet du travail à distance.

Les FAQ qui suivent fournissent des réponses à quelques-unes des questions les plus courantes que se posent les étudiants sur les stages à distance. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à communiquer avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel pour obtenir de l’aide. Il désire faire en sorte que vous viviez une expérience positive et enrichissante.

Remarque : Le contenu des FAQ est fourni uniquement à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique ou professionnel ni une opinion de quelque nature que ce soit.

 
 

SE PRÉPARER POUR LE TRAVAIL À DISTANCE

1De quel matériel aurai-je besoin pour travailler à domicile?

Au minimum, vous aurez besoin des éléments suivants :

  • Ordinateur avec webcaméra — Votre employeur vous fera savoir si vous devez fournir votre propre ordinateur ou s’il vous en fournira un. Selon la nature des restrictions liées à l’éloignement physique, il se pourrait qu’il vous envoie un ordinateur par messagerie ou par la poste.
  • Téléphone — Si vous utilisez votre propre téléphone, renseignez-vous sur le nombre d’appels que l’employeur s’attend que vous fassiez. Si votre forfait actuel ne couvre pas l’utilisation prévue, vous devrez demander à votre employeur de le modifier pour la durée de votre stage. Votre employeur pourrait aussi vous procurer un numéro Skype.
  • Connexion Internet fiable — Si vous pouvez connecter votre ordinateur au modem, c’est la configuration idéale, car la vidéoconférence nécessite une grande largeur de bande.
  • Espace de travail réservé et confortable ­— Si vous ne pouvez pas installer votre bureau dans une pièce séparée, essayez de l’aménager dans un coin de votre chambre ou de votre salon. Le rangement de l’espace à la fin de la journée de travail vous aidera à le séparer du reste de votre espace de vie.

Selon la nature de votre travail, vous pourriez également avoir besoin d’une imprimante-scanner. Si vous n’en possédez pas, il serait bon de vérifier les attentes de votre employeur.

Si votre employeur n’est pas en mesure de vous fournir le matériel dont vous avez besoin pour faire votre travail à distance, votre université peut être en mesure de vous aider. Communiquez avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel pour vous renseigner.

2Comment puis-je aménager mon espace de travail pour qu’il soit ergonomique?

Comme vous passerez beaucoup de temps devant votre ordinateur, vous voudrez vous assurer que votre poste de travail est confortable et sécuritaire. Voici quelques principes ergonomiques de base à garder à l’esprit :

  • Travaillez à un bureau ou à une table, non à partir d’un canapé ou d’un lit.
  • Si vous utilisez un ordinateur portable, relevez-le pour ne pas avoir à incliner la tête vers le bas pour regarder l’écran. Cette configuration nécessite un clavier et une souris. (Votre employeur peut vous les fournir.) L’idéal serait de pouvoir connecter votre ordinateur portable à un moniteur.
  • Il faut trouver la bonne hauteur. Lorsque vous êtes assis à votre poste de travail, vos pieds doivent être à plat sur le plancher. Lorsque vous tapez, vos épaules doivent être détendues et vos coudes doivent être pliés à un angle de 90 degrés.
  • Soutenez vos bras. Assurez-vous de pouvoir vous rapprocher suffisamment du clavier pour que vos avant-bras soient soutenus, soit par des accoudoirs, soit par la surface du bureau.
  • Soutenez le bas de votre dos. Si vous n’avez pas de chaise de bureau, vous pouvez soutenir le bas de votre dos en enroulant une serviette que vous placerez entre le bas de votre dos et la chaise.
  • Utilisez un haut-parleur ou un casque pour les appels. Évitez de tenir votre téléphone entre votre cou et votre épaule.

Une bonne ergonomie est essentielle pour le travail à distance, car elle permet de garder son énergie et de réduire les risques de blessures au dos, au cou, aux épaules et aux poignets. Si vous avez des inquiétudes concernant la configuration de votre poste de travail, demandez à votre gestionnaire de vous aider à résoudre la situation. Vous pouvez également communiquer avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel

3Quelles questions dois-je poser le premier jour?

Voici une liste pour vous aider à démarrer. Au cours de votre première semaine de travail, vous voudrez peut-être noter vos questions à mesure qu’elles se présentent afin de pouvoir les poser à votre superviseur quand il sera disponible.

  • Quelle technologie devrai-je utiliser pour accomplir les tâches qui me sont assignées? Comment vais-je y accéder (p. ex. : dois-je télécharger une application ou y accéder en ligne)? Ai-je besoin d’un justificatif d’identité?
  • Avec qui dois-je communiquer pour obtenir de l’aide en matière de technologie?
  • Quelles sont les heures de travail?
  • Y a-t-il des documents de l’entreprise que je devrais lire pour m’informer sur la culture et les politiques?
  • Vais-je recevoir une formation? Si oui, quand aura-t-elle lieu?
  • Qui sera mon superviseur? Combien souvent devrai-je lui présenter des comptes rendus et par quel moyen de communication (p. ex. : téléphone, courriel, vidéoconférence)?
  • Quels moyens de communication dois-je utiliser pour communiquer avec mes collègues?
  • Avec quels collègues travaillerai-je de plus près?
  • Avec qui puis-je communiquer si j’ai des questions concernant mon travail?
  • Comment mon rendement sera-t-il évalué?
  • Que dois-je faire si je suis malade et incapable de travailler?
  • Quelles seront mes tâches cette semaine? Sur quoi dois-je me concentrer aujourd’hui?
4Que dois-je faire si j’éprouve des problèmes technologiques?

Vous voulez sans doute dire « quand » vous éprouvez des problèmes technologiques. En tant que travailleur à distance, vous ferez inévitablement face à des « difficultés techniques » de temps en temps (généralement au pire moment possible).

Voici ce que vous pouvez faire pour vous préparer à ces situations :

  • Si votre lieu de travail dispose d’un service de dépannage, notez le numéro de téléphone et l’adresse de courriel et conservez-les dans un endroit visible.
  • Si vous n’avez pas de service de dépannage, demandez à votre superviseur avec qui vous devez communiquer en cas de problèmes techniques. (Il pourrait y avoir différentes personnes-ressources pour différents types de problèmes.)
  • Prenez le temps de vous initier à toute technologie que vous devez utiliser. (Oui, vous devez le faire, même si votre superviseur ne vous dit pas explicitement de le faire.)
  • Téléchargez ou mettez en signet les guides d’utilisation afin de les avoir à portée de main quand vous en aurez besoin.

Lorsqu’un problème technique survient, faites de votre mieux pour le résoudre vous-même avant de demander l’aide d’un collègue. Recherchez sur Internet des tutoriels vidéo et d’autres ressources en ligne, comme les forums d’assistance technique. Le nombre de problèmes techniques que vous pouvez résoudre par vous-même pourrait vous étonner.

5Mon employeur me dit que je peux avoir des « heures de travail flexibles ». Qu’est-ce que cela veut dire?

C’est une excellente question, et seul votre employeur peut y répondre. Vous semblez avoir besoin de précisions pour vous assurer que vous et votre employeur êtes sur la même longueur d’onde.

Voici quelques questions bien précises que vous pourriez poser :

  • Y a-t-il des périodes particulières pendant lesquelles je suis censé être disponible?
  • Dois-je informer mon superviseur ou mes collègues lorsque je suis à mon bureau?
  • Dois-je comptabiliser mon temps? Si oui, dois-je utiliser un outil particulier, comme un tableur Excel ou Toggl (un outil de suivi du temps en ligne)?
  • À quel moment de la journée les conférences téléphoniques ou les vidéoconférences sont-elles les plus susceptibles d’avoir lieu?
  • À quel moment puis-je généralement communiquer avec mon superviseur par téléphone, par courriel ou par d’autres moyens (p. ex. : Slack)?
  • Y a-t-il des moments précis où je dois rendre des comptes à mon superviseur?

RESTER PRODUCTIF

1Comment dois-je structurer ma journée de travail pour optimaliser ma productivité?

Vous devrez faire quelques expériences pour trouver le rythme de travail qui vous convient le mieux. Voici quelques suggestions :

  • Créez des routines pour commencer et terminer votre journée. Vous pourriez, par exemple, commencer chaque journée de travail en vous préparant une tasse de café, en consultant un fil d’information sur votre secteur et en ouvrant les outils de communication que vous utiliserez pour rester en contact avec vos collègues. À la fin de chaque journée, vous pourriez vider votre boîte de réception, passer quelques minutes à examiner ce que vous avez accompli et créer une liste de choses à faire pour le lendemain.
  • Suivez un horaire régulier. Prévoyez des heures fixes pour le début de la journée de travail, la pause dîner et la fin de la journée. Créez des rappels dans votre calendrier électronique ou des alarmes sur votre téléphone pour vous aider à respecter le rythme que vous avez établi.
  • Organisez une séance-bilan quotidienne. Si votre superviseur ne le suggère pas, vous pouvez lancer l’idée. Vous pourriez, par exemple, dire quelque chose comme ceci : « Je veux m’assurer de rester aussi concentré et productif que possible. Pensez-vous que nous pourrions avoir une réunion de 10 minutes chaque matin ou chaque après-midi pour que je sache clairement ce que je dois faire? »

    Si votre superviseur a un horaire irrégulier et ne peut pas tenir de séance-bilan quotidienne par téléphone ou par Zoom, un échange de courriels à la fin de chaque journée pourrait peut-être fonctionner. Vous pourriez aussi communiquer avec un collègue à la même heure chaque jour. Vous pourriez tous les deux devenir des partenaires responsables l’un de l’autre.

  • Respectez vos cycles énergétiques naturels. Êtes-vous une personne matinale ou un oiseau de nuit? Quels types de tâches préférez-vous effectuer le matin par rapport à l’après-midi? Si vous pouvez fixer l’ordre dans lequel vous abordez le travail de la journée, réfléchissez à la meilleure façon d’aligner vos tâches sur les hauts et les bas naturels de votre énergie.
  • Séparez le travail simple du travail en profondeur. La plupart des emplois comprennent une série de tâches différentes, certaines nécessitant peu de réflexion et d’autres une réflexion approfondie. Pour garder votre énergie et votre motivation à un niveau élevé, réservez du temps pour le « travail en profondeur », c’est-à-dire les tâches qui exigent un effort intellectuel concentré. Il peut s’agir de recherche, d’écriture, de planification ou de production d’un quelconque objet créatif. De nombreuses personnes préfèrent s’occuper de tâches simples le matin et consacrer l’après-midi à des tâches plus substantielles.

Il vous faudra probablement faire quelques expériences pour créer la structure de travail qui vous convient. En appliquant certaines des stratégies ci-dessus, remarquez ce qui se passe du côté de votre énergie, de votre humeur et de votre productivité. Il serait bon de prendre quelques minutes à la fin de chaque journée pour noter la façon dont les choses se sont déroulées afin d’envisager les changements à apporter à votre routine pour le lendemain.

2Comment puis-je rester motivé lorsque je travaille seul?

Lorsque vous travaillez à distance, la motivation ne va pas de soi — vous devez la stimuler.

Voici quelques habitudes positives que vous pourriez prendre pour rester au sommet de votre forme :

  • Créez une routine quotidienne comportant des heures de travail et des pauses fixes.
  • Commencez la journée par une activité qui vous donne de l’énergie, comme écouter un morceau de musique entraînante ou faire de l’exercice.
  • Habillez-vous comme si vous alliez au bureau.
  • Tenez une liste de choses à faire et cochez les tâches à mesure que vous les accomplissez. (Il existe plusieurs applications amusantes pour cela.)
  • Utilisez des éléments visuels. Utilisez un tableau blanc ou une application de planification visuelle, telle que Trello, pour assurer le suivi de vos tâches et de vos réalisations.
  • Gardez votre espace de travail bien rangé. L’encombrement physique crée un encombrement mental.
  • Fixez-vous de petits objectifs quotidiens et récompensez-vous lorsque vous les atteignez. Voici quelques façons de vous récompenser pour vos réalisations :
    • Préparer une tasse de café
    • Faire une courte grille de mots croisés
    • Faire une pause de 10 minutes dans les médias sociaux
    • Faire une routine de yoga de 10 minutes
    • Lire un chapitre d’un roman ou un article dans un magazine
    • Faire le tour du quartier
    • Danser sur un morceau de musique préféré
    • Jouer un morceau sur un instrument de musique
    • Préparer une délicieuse collation
3Comment puis-je combattre la fatigue et la fatigue oculaire?

Le corps humain n’est pas fait pour rester assis devant un ordinateur, plus ou moins immobile, pendant de longues périodes. Ceux qui s’épanouissent dans le travail à distance s’occupent de leurs besoins personnels.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit :

  • Restez hydraté. Comme il n’y a pas de conversation autour du refroidisseur d’eau, il peut être facile d’oublier de boire. La déshydratation provoque des maux de tête et de la fatigue, alors remplissez votre verre ou votre tasse fréquemment, avant d’avoir soif. 
  • N’oubliez pas de manger à l’écart de votre bureau. Lorsque vous êtes pris par une tâche qui demande beaucoup de concentration, il peut être facile de laisser passer l’heure du repas. Créez un rappel sur votre téléphone pour votre pause dîner, et assurez-vous de la prendre à l’écart de votre bureau, car votre système digestif ne fonctionne correctement que lorsqu’il est détendu.
  • Planifiez les pauses. En plus de votre pause dîner, prévoyez des mini-pauses tout au long de la journée. Les applications ci-dessous peuvent vous aider à vous rappeler de vous reposer les yeux :
    • Time Out (pour Mac seulement) remplace ce qui se trouve à votre écran par une image de votre choix.
    • Awareness joue le son d’un bol chantant tibétain après chaque heure d’utilisation de l’ordinateur.
    • Break Timer fournit un compte à rebours visuel jusqu’à votre prochaine pause.

Bougez. Toutes les heures, levez-vous et soyez actifs pendant quelques minutes. Cela peut signifier faire une pause, promener le chien dans le quartier ou simplement aller chercher un verre d’eau dans la cuisine.

TRAVAILLER AVEC LES AUTRES

1Mon superviseur est trop occupé pour prendre des appels téléphoniques. Comment puis-je m’assurer que je dispose de suffisamment de conseils pour accomplir mes tâches?

Demandez à votre superviseur quelle est la meilleure façon de communiquer avec lui. Si le téléphone n’est pas la meilleure option, voici quelques autres possibilités que vous pourriez explorer tous les deux :

  • Courriel (peut-être avec une mention spéciale dans la ligne objet pour indiquer une question urgente)
  • Application de messagerie directe, comme Slack ou Google Chat
  • Réunions quotidiennes à heure fixe
  • Collègue délégué qui peut répondre aux questions lorsque le superviseur n’est pas disponible

Il faudra un certain temps pour que votre superviseur et vous appreniez à vous connaître et à comprendre comment communiquer efficacement. Vous pouvez jouer un rôle proactif pour faciliter ce processus, ce qui facilitera votre vie professionnelle à tous les deux.

2Comment puis-je déterminer le meilleur moyen de communiquer avec mon superviseur?

Il suffit de lui demander. Vous pourriez dire quelque chose d’aussi direct que ceci : « Quel est le meilleur moyen pour moi de vous joindre lorsque j’ai une question? »

Vous pouvez également demander : « Quel est le moyen le plus simple pour vous de communiquer avec moi? »

Si votre superviseur hésite à donner une réponse directe à l’une ou l’autre des questions, vous pouvez lui demander s’il y a une autre personne avec qui vous pouvez communiquer lorsque vous avez une question.

3Comment puis-je obtenir des précisions sur les instructions sans avoir l’air stupide?

Comme ils ont tendance à être très occupés, les superviseurs ne donnent pas toujours des instructions complètes. Ils s’attendent à ce que vous trouviez l’information qui manque et que vous demandiez de l’aide si cela est nécessaire. (En milieu de travail, demander de l’aide n’est pas un signe de faiblesse — cela s’appelle être proactif et c’est une compétence très appréciée.)

Une façon simple d’obtenir des instructions plus précises est de donner suite à une réunion en envoyant un courriel de confirmation ou un message résumant votre compréhension des tâches assignées. Voici un exemple d’un tel message :

OBJET : Mesures de suivi de la réunion d’aujourd’hui

Joanne,

En ce qui concerne les prochaines étapes de l’offre de Hamilton, je crois comprendre que vous souhaitez que je m’occupe des trois points ci-dessous d’ici demain en fin de journée :

  • Compiler toutes les données de la proposition Forsythe dans un tableur Excel t
  • Créer un modèle en Word pour les offres
  • Créer un dossier d’offres pour la réunion d’équipe de mercredi

Avez-vous un modèle que je devrais utiliser pour le dossier d’offres?

Si vous avez besoin d’autre chose pour demain, n’hésitez pas à me le faire savoir.

Robbie

4Comment puis-je me comporter professionnellement lors d’une conférence téléphonique?

L’étiquette lors d’une conférence téléphonique est la même que lors des réunions en personne, sauf quelques détails techniques :

  • Arrivez quelques minutes plus tôt. Cela est particulièrement important pour les vidéoconférences. Selon l’application utilisée, vous aurez peut-être besoin d’un peu de temps pour télécharger et installer une application sur votre ordinateur. C’est toujours une bonne idée également de tester la qualité du son.
  • Ayez le bon équipement. Pour les vidéoconférences, vous aurez besoin d’une webcaméra qui fonctionne et vous devrez être assis dans un endroit bien éclairé. Un casque peut offrir une meilleure qualité de son que les haut-parleurs de votre ordinateur.
  • Présentez-vous. Au moment de vous connecter à la conférence téléphonique ou à la vidéoconférence, faites savoir que vous êtes arrivé dans l’espace virtuel. Vous pourriez dire quelque chose comme : « Salut! C’est Robbie » ou « Bonjour, Robbie vient de se joindre à vous. »
  • Fermez votre micro quand vous ne parlez pas. Les bruits de fond, y compris la frappe, peuvent distraire tous les participants, alors éteignez votre micro jusqu’à ce que vous en ayez besoin.
  • Apportez le meilleur de vous-même. Les réunions demandent toujours beaucoup d’énergie, mais les réunions par conférence téléphonique ou par vidéoconférence vous obligent à faire des efforts supplémentaires. Essayez de sourire pendant que vous parlez, même si vous ne pouvez pas voir les autres participants, afin de donner l’impression que vous êtes de bonne humeur et confiant.
  • Soyez attentif à votre communication non verbale. Comme pour les réunions en personne, une grande partie de ce que vous « dites » lors d’une vidéoconférence passe par le ton de votre voix, vos expressions faciales et votre langage corporel.
5Comment puis-je apprendre à connaître mes collègues lorsque je travaille à distance?

Si votre lieu de travail n’organise pas beaucoup de réunions, il peut être difficile d’avoir une bonne dose d’échanges sociaux pendant la journée. Voici quelques suggestions :

  • Invitez un collègue à prendre un « café virtuel » sur Zoom ou Google Hangouts.
  • Partagez votre repas du midi avec un collègue sur FaceTime.
  • Proposez de lancer une nouvelle tâche ou un nouveau projet avec un remue-méninges de groupe par vidéoconférence.
  • Proposez une réunion (par vidéoconférence) pour terminer une tâche que vous partagez avec un collègue.
  • Si vous collaborez à la création d’un document, proposez une séance de révision en direct plutôt qu’un échange de commentaires par courriel.
  • Si votre lieu de travail utilise Slack et dispose d’un moyen de diffuser des nouvelles intéressantes ou d’autres informations, profitez de cette occasion pour engager des conversations utiles.

OUTILS TECHNIQUES UTILES

1Quels outils de productivité et de communication devrai-je utiliser au travail?

Voici des liens vers des tutoriels qui fournissent une orientation sur certains des outils que votre employeur pourrait vous demander d’utiliser :

  • Zoom — pour les vidéoconférences; vous oblige à télécharger une application sur votre ordinateur ou votre téléphone.
  • Google Meet — pour les vidéoconférences ainsi que les conférences téléphoniques et les groupes de clavardage.
  • Google Docs and Google Sheets — pour collaborer en temps réel à des documents et à des tableurs.
  • Slack — messagerie directe pour collaborer à des projets d’équipe; permet également le partage de fichiers, les conférences téléphoniques et les vidéoconférences, ainsi que le partage d’écran.
  • Microsoft Teams — pour le partage de fichiers, la messagerie directe, l’établissement du calendrier et les vidéoconférences.
  • Trello — pour le partage des plans de projet, des tâches et des fichiers.
  • Asana — pour coordonner les activités de l’équipe sur différents projets.
  • Toggl — pour assurer le suivi de votre temps, au moyen d’un chronomètre ou d’une saisie manuelle de données.
2Quels sont les outils de productivité qui peuvent m’aider à rester concentré?

Quand on travaille à la maison, il est facile de se laisser distraire. Consultez les applications ci-dessous pour vous aider à rester concentré sur la tâche à accomplir :

  • Focus Keeper — vous aide à utiliser la technique de productivité Pomodoro, qui divise le travail en intervalles de 25 minutes, séparés par de courtes pauses de 5 minutes.
  • Freedom — bloque, sur tous vos appareils, les sites Web que vous pourriez être tenté de visiter, notamment les sites de médias sociaux.
  • Coffitivity — crée le bruit ambiant d’un café.
  • myNoise — fournit une bande sonore de bruit blanc.
  • Evernote — permet de prendre des notes, de stocker des coupures de presse sur le Web et de stocker et d’annoter des PDF.
  • Miro—permet de créer des tableaux blancs en ligne pour des séances de remue-méninges en groupe.
3Comment puis-je communiquer efficacement par courriel?

Cela dépend. Chaque organisation utilise le courriel de manière différente, et la culture organisationnelle exerce une influence sur le style et les habitudes de communication.

Commencez par demander à votre superviseur des conseils sur les pratiques de l’organisation en matière de courriel. Voici quelques questions précises à poser :

  • Combien souvent dois-je consulter ma boîte de réception?
  • Quel est le délai prévu pour répondre aux messages?
  • Quel est le principal moyen de communication au sein de l’organisation? Et avec le grand public, par exemple les clients?
  • Y a-t-il des lignes d’objet normalisées que je devrais utiliser pour vous permettre de repérer facilement mes messages et d’y répondre?
  • Quel ton devrais-je utiliser dans mes courriels internes?
  • Pouvez-vous me donner des exemples de courriels afin que je puisse me faire une idée de la forme et du style auxquels les gens sont habitués?
  • Quelles sont les meilleures pratiques que vous me recommandez d’adopter pour rendre mes messages efficaces?
4Comment puis-je devenir plus efficace dans la rédaction de courriels?

Commencez avec un objectif clair en tête et travaillez à rebours à partir de là.

Chaque courriel que vous écrivez doit viser un résultat particulier. Si vous écrivez pour demander une information à un collègue, par exemple, le résultat escompté est que vous receviez l’information. Si vous écrivez pour faire approuver un document par votre superviseur, le résultat que vous souhaitez obtenir est l’approbation.

Une fois que vous aurez clairement défini ce que vous voulez, concevez votre courriel de manière qu’il aille dans ce sens. Voici une structure simple pour rédiger une demande par courriel, probablement l’un des types de courriel les plus courants que vous rédigerez :

  1. Déclaration d’intention — Ouvrez en indiquant qui vous êtes et pourquoi vous écrivez. N’oubliez pas que de nombreux lecteurs de courriels ne dépassent jamais le premier paragraphe. Si vous n’indiquez pas d’emblée pourquoi votre message mérite d’être pris en considération, il risque de se retrouver au fond de la boîte de réception.
  2. Minimum d’informations de base — Ajoutez juste assez d’informations pour permettre au lecteur de comprendre l’importance et l’urgence de ce que vous lui demandez. Faites des phrases courtes et utilisez des listes à puces et des titres pour faciliter la lecture de longs morceaux de contenu.
  3. Ce dont vous avez besoin — Demandez directement ce dont vous avez besoin. Si vous avez besoin que votre superviseur approuve un rapport avant que vous l’envoyiez à un client, par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme ceci : « Ce rapport est-il prêt à être envoyé au client maintenant, ou a-t-il besoin d’autres modifications? »
  4. Clôture motivante — Fournissez un délai pour la réponse et une raison motivante de respecter le délai. Gardez à l’esprit qu’une raison qui a du sens pour vous pourrait ne pas avoir beaucoup de poids auprès de votre lecteur. L’essentiel est de trouver une raison qui plaît à votre lecteur. Voici, par exemple, comment vous pourriez fermer le courriel demandant à votre superviseur d’approuver votre rapport : « Charlotte veut publier le rapport d’ici mardi afin que le client l’ait en main pour sa visite sur place mercredi. Si vous pouviez me rappeler avant demain midi, cela serait excellent. »

Pour vous aider à vous familiariser avec la rédaction de courriels et d’autres types de documents commerciaux, consultez Be a Brilliant Business Writer de Jane Curry et Diana Young.

5Comment puis-je communiquer efficacement à l’aide de Slack et d’autres outils de collaboration?

La meilleure pratique consiste à réfléchir avant d’agir.

Avant de vous plonger dans la conversation en ligne, prenez le temps de vérifier les messages afin de vous faire une idée des règles de communication (coutumes) que suivent vos collègues.

Voici quelques questions à considérer :

  • Quel ton vos collègues utilisent-ils pour communiquer avec l’outil? Comment cela se compare-t-il avec le ton qu’ils utilisent dans les courriels?
  • Quels types de sujets vos collègues abordent-ils à l’aide de l’outil? Quels types de sujets ne sont PAS abordés avec l’outil?
  • Comment les différents fils de conversation sont-ils organisés dans l’outil? (Dans Slack, par exemple, les conversations sur différents sujets ont lieu dans différents « canaux ».)
  • Comment une nouvelle conversation commence-t-elle? Qui peut entamer une nouvelle conversation?
  • Les messages sont-ils accompagnés de pièces jointes? Si oui, comment les gens s’y reportent-ils?
  • Comment les gens utilisent-ils la fonction de messagerie directe?
  • Les gens indiquent-ils s’ils sont en ligne ou non?
  • Quel est le délai prévu pour la réponse? Doit-on répondre aux notifications pendant les heures de bureau ou à d’autres moments également?

Si vous avez des doutes quant aux règles de communication à suivre pour un certain outil, demandez à votre superviseur de vous les expliquer afin que vous puissiez collaborer efficacement avec vos collègues.

PRÉOCCUPATIONS PARTICULIÈRES

1Comment puis-je discuter de problèmes de santé (physique ou mentale) avec mon superviseur?

Commencez par demander une réunion. Vous pourriez le faire en disant quelque chose comme ceci : « Il y a quelque chose dont j’aimerais discuter avec vous. Pourrions-nous nous rencontrer pendant une quinzaine de minutes dans les prochains jours? »

La plupart des superviseurs répondront volontiers à votre demande. Si, toutefois, votre superviseur vous dit qu’il est trop occupé pour vous rencontrer dans un avenir proche, vous pouvez reformuler votre question. Vous pourriez, par exemple, dire : « Je comprends que vous êtes très occupé. Cela ne prendra pas longtemps. Il y a une question personnelle dont je dois discuter avec vous. Quel serait le bon moment pour en parler? »

Lorsque vous rencontrez votre superviseur, voici comment vous pouvez structurer cette conversation :

  1. Commencez par un point positif. Remerciez votre superviseur d’avoir pris le temps de vous rencontrer et faites-lui part de ce que vous aimez à propos de votre travail avec l’équipe.
  2. Dites que vous avez une affaire personnelle à porter à sa connaissance. Puis, sur un ton direct, décrivez votre problème de santé. Expliquez dans quelle mesure il nuit à votre capacité à travailler.
  3. Décrivez comment vous gérez le problème. S’il existe des situations dans lesquelles vous pourriez avoir besoin d’aide au travail, décrivez les symptômes qui pourraient apparaître et la façon dont votre superviseur ou vos collègues pourraient vous aider.
  4. Donnez à votre superviseur la possibilité de répondre et de poser des questions. Remerciez-le d’avoir pris le temps de vous rencontrer.

Si vous vous sentez nerveux à l’idée d’avoir une telle conversation, gardez à l’esprit que la plupart des gestionnaires aiment toute idée qui les aide à mieux gérer leurs employés. En leur faisant part de vos problèmes de santé, vous les aidez simplement à comprendre comment vous aider à donner le meilleur de vous-même.

Votre Bureau de l’apprentissage expérientiel est une excellente ressource pour vous aider à gérer vos conversations personnelles avec votre employeur. Il suffit d’envoyer un courriel ou de faire un appel téléphonique!

2Comment puis-je faire face au sentiment d’être dépassé?

De nombreuses personnes trouvent le travail à domicile stressant, alors si vous vous sentez dépassé, sachez que vous n’êtes pas seul.

Demandez de l’aide. Vous avez plusieurs options :

  • Si un mentor vous a été affecté au travail, faites-lui part de vos préoccupations. Il y a de fortes chances qu’il ait été à votre place à un moment donné et qu’il ait une certaine sagesse à vous transmettre.
  • Votre superviseur peut vous aider à modifier la façon dont vous organisez votre journée et dont vous hiérarchisez vos tâches. Il peut également cerner les domaines dans lesquels vous pourriez avoir besoin d’aide pour renforcer vos compétences.
  • Si votre lieu de travail dispose d’un responsable ou d’un service des ressources humaines (RH), celui-ci pourrait faire des suggestions pour vous aider à gérer votre stress et votre temps. Il pourrait également avoir accès à des ressources externes susceptibles de vous aider.
  • Le personnel de votre Bureau de l’apprentissage expérientiel est à votre disposition pour discuter de tout type de problème auquel vous êtes confronté dans le cadre de votre travail.
  • Le centre de santé et de bien-être de votre université peut vous orienter vers diverses ressources, notamment un counseling individuel.
  • La ligne d’écoute Chimo est une ligne téléphonique ouverte tous les jours, 24 heures sur 24, que vous pouvez utiliser en situation de crise. Si le sentiment d’être dépassé par les événements vous cause une détresse émotionnelle grave, le personnel est prêt à vous aider.

N’oubliez pas : si vous avez des préoccupations concernant votre stage d’apprentissage expérientiel, vous pouvez vous adresser à votre Bureau de l’apprentissage expérientiel.

3Comment puis-je travailler avec des enfants à la maison?

Travailler à distance est difficile, et cela devient encore plus difficile si vos collègues sont des enfants en bas âge.

Voici quelques conseils pour vous aider :

  • Faites part de votre situation parentale à votre superviseur. Travaillez en collaboration avec votre gestionnaire pour trouver des solutions créatives au défi que représente la prise en charge des enfants dans le cadre de votre travail.
  • Réinventez la journée de travail normale. Certains parents qui travaillent à domicile divisent leur journée de travail afin d’être productifs avant le réveil de leurs enfants et pendant leur sieste. D’autres divisent la garde des enfants avec un partenaire, l’un des partenaires travaillant plus tôt, et l’autre, plus tard.
  • Synchronisez votre liste de tâches avec l’emploi du temps de vos enfants. Lorsque vous envisagez vos tâches de la journée, regroupez-les en deux catégories : celles qui requièrent une attention particulière et celles que vous pouvez faire avec un peu de distraction. Gardez les tâches qui exigent le plus de concentration pour les moments où vous savez que vos enfants sont le plus susceptibles de dormir ou de jouer tranquillement.
  • Établissez des attentes en matière de conférences téléphoniques et de vidéoconférences. Vos enfants et votre employeur doivent comprendre ce qu’ils peuvent raisonnablement attendre de vous pendant les réunions. Discutez avec votre employeur de la manière dont vous allez gérer les interruptions qui se produiront inévitablement.
  • Renforcez les liens avec votre équipe. Cultivez des relations positives. Soyez un véritable « joueur d’équipe », c’est-à-dire une personne qui s’engage volontiers quand et où l’on a besoin d’elle. Avec ce genre d’attitude, vous découvrirez probablement que les membres de l’équipe seront prêts à vous donner un coup de main quand vous serez appelé à remplir votre rôle parental au moment même où vous faites face à une échéance.
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