Comment se préparer à une expérience d'apprentissage expérientielle réussie

En cette période où l’éloignement physique est de mise, vous pourriez avoir des questions et des inquiétudes quant au recrutement d’un étudiant pour travailler à distance.

Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre expérience d’apprentissage expérientiel, même si l’étudiant que vous recrutez travaille à domicile pendant une partie ou la totalité de son stage.

Au fur et à mesure que d’autres questions se présenteront, n’hésitez pas à communiquer avec votre Bureau de l’apprentissage expérientiel pour obtenir de l’aide. Il est soucieux de faire en sorte que le stage soit un succès pour vous et pour l’étudiant.

Remarque : Le contenu des FAQ est fourni uniquement à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique ou professionnel ni une opinion de quelque nature que ce soit.

Tirer profit des contributions des étudiants pour renforcer les capacités

Alors que le coronavirus nous force tous à faire face à une « nouvelle normalité », votre organisation essaie-t-elle de trouver comment passer d’une situation à l’autre? Avez-vous ralenti vos activités quotidiennes pour vous préparer à la saison chargée à laquelle vous vous attendez lorsque l’économie reprendra?

Un étudiant pourrait vous offrir l’ensemble idéal de compétences qui vous aidera à tirer le meilleur parti de ce moment. L’économie étant temporairement en pause, le moment est bien choisi pour renforcer les capacités. Voici une douzaine de façons différentes dont un étudiant pourrait vous aider à le faire :

  1. Préparer une étude de faisabilité ou un rapport d’étude de marché
  2. Élaborer une stratégie pour les médias sociaux ou la vente sur les médias sociaux
  3. Créer des publications pour les médias sociaux pour les trois prochains mois
  4. Produire des outils d’adhésion (cadeaux publicitaires sur le site Web) et des séquences de suivi par courriel
  5. Lancer un bulletin d’information et rédiger les six premiers numéros
  6. Codifier les meilleures pratiques de votre organisation dans un manuel des employés
  7. Élaborer des manuels d’utilisation et du matériel de formation
  8. Produire et animer un atelier sur la diversité et l’inclusion en milieu de travail
  9. Rédiger un rapport renfermant des recommandations pour résoudre un problème de longue date
  10. Préparer un rapport de recherche pour soutenir la mise au point de produits
  11. Construire ou rafraîchir votre site Web
  12. Créer du matériel de marketing
  13. Consigner les processus et les schémas de travail

Envisagez une initiative ou un projet qui mijote depuis un certain temps. Il y a de fortes chances qu’un étudiant possède la bonne combinaison de curiosité et de créativité qu’il faut pour le réaliser.

Le processus d’apprentissage expérientiel

L’apprentissage expérientiel est parfois appelé l’« apprentissage par la pratique », mais il ne se limite pas à la réalisation d’activités pratiques. Il est plus exact de dire que l’apprentissage expérientiel est le processus qui consiste à apprendre en réfléchissant à la pratique.

En tant qu’employeur, votre rôle est de soutenir le processus d’apprentissage afin que votre employé-étudiant puisse acquérir des connaissances pratiques et des compétences. Plus vous participerez aux différentes étapes de l’apprentissage, plus vite l’étudiant s’intégrera et commencera à apporter une contribution précieuse à l’équipe.

1Les quatre phases de l’apprentissage expérientiel

Sur le lieu de travail, chaque nouvelle expérience est l’occasion d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences, qui deviennent ensuite le fondement d’une expérience plus stimulante. En reconnaissant les mécanismes de ce cycle, vous pouvez aider l’étudiant à améliorer rapidement ses compétences professionnelles.

Il est utile d’envisager le cycle d’apprentissage expérientiel en fonction de quatre phases :

  • Expérience concrète : C’est l’événement ou l’incident qui sert de catalyseur à l’apprentissage. Chaque fois que vous demandez à un étudiant de faire quelque chose qu’il n’a jamais fait auparavant, vous créez une possibilité d’apprentissage.
  • Observation réfléchie : Cela comprend un examen approfondi de l’expérience de travail afin que l’étudiant en tire un sens. La réflexion est une compétence que de nombreux professionnels considèrent comme allant de soi, mais elle prend en fait du temps à acquérir, ce qui veut dire que l’étudiant peut avoir besoin de mentorat dans ce domaine. (Ils devraient également obtenir des conseils pour la réflexion auprès de leur Bureau de l’apprentissage expérientiel.)
  • Conceptualisation abstraite : Cela signifie qu’il faut examiner l’expérience sur le lieu de travail et réfléchir aux moyens d’appliquer les leçons tirées de la réflexion. Idéalement, à ce stade, les étudiants sont capables de faire le lien entre ce qu’ils apprennent sur le lieu de travail et ce qu’ils ont appris en classe. Ils peuvent, par exemple, envisager l’expérience à la lumière d’une théorie, d’un principe ou d’un exemple historique qu’ils ont étudié.
  • Expérimentation active : Cette phase du processus est un tremplin pour le nivellement par le haut. Elle consiste à prendre les connaissances acquises et à les appliquer à une nouvelle situation de travail, en créant la possibilité d’une nouvelle expérience et d’un nouveau cycle d’apprentissage expérientiel.
Le modèle de Kolb

Le modèle en quatre phases du cycle d’apprentissage expérientiel a été conçu par le psychologue David Kolb, qui l’a proposé pour la première fois en 1984 . D’autres théoriciens de l’éducation ont élargi ce cadre, l’ont compliqué et l’ont remis en cause, mais il demeure un outil utile pour percevoir les mécanismes de base qui permettent de convertir une expérience brute en connaissances et en compétences.

1 Kolb, D. (1984). Experiential Learning: Experience as the Source of Learning and Development. Prentice-Hall.

2Comment faciliter l’apprentissage expérientiel

En tant que professionnel expérimenté, vous maîtrisez l’art d’observer, de réfléchir et de tirer des leçons de vos expériences de travail. En fait, vous êtes peut-être devenu si habile à l’apprentissage expérientiel que les compétences qu’il requiert pourraient vous sembler intuitives.

Ces mêmes compétences peuvent être tout à fait nouvelles pour l’étudiant. Il est donc probable qu’il ait besoin de votre aide pour développer la connaissance de la situation et de soi qui stimule l’apprentissage expérientiel. Voici quelques tactiques simples que vous pouvez utiliser pour rendre le cycle d’apprentissage expérientiel explicite :

  • Reconnaissez qu’une expérience est nouvelle et peut rendre une personne mal à l’aise. Lorsqu’une personne est mal à l’aise, c’est souvent le signe qu’elle est sortie de sa zone de confort, et c’est là que l’apprentissage se fait.
  • Encouragez les étudiants à renforcer leur sens de l’observation. Prendre des notes pendant les réunions est une façon de le faire.
  • Modélisez la réflexion en organisant régulièrement des séances de compte rendu avec l’étudiant. Invitez-le à traiter les émotions qu’il a éprouvées au cours d’une expérience de travail et à faire le lien avec d’autres expériences qu’il a vécues, que ce soit au travail ou dans sa vie personnelle.
  • Demandez à l’étudiant comment son stage recoupe son apprentissage scolaire. Comment la vie dans le « monde réel » se compare-t-elle aux principes et exemples donnés dans les manuels scolaires?
  • Alors que l’étudiant se prépare à aborder une nouvelle expérience, incitez-le à repenser à une expérience antérieure. Comment peut-il mettre les leçons apprises en application?
  • Examinez avec l’étudiant tout matériel sur l’apprentissage expérientiel, y compris les conseils pour la réflexion, que le Bureau de l’apprentissage expérientiel met à votre disposition.

Comment définir un poste éloigné

Si l’étudiant travaille à domicile, il est essentiel de fixer des attentes claires. Mettez l’étudiant au courant de ce qui suit :

  • Heures de travail prévues et calendrier des travaux (y compris la pause dîner). Si l’étudiant a des horaires de travail flexibles, fixez-lui des paramètres. Y a-t-il certains jours ou périodes pendant lesquels il est censé être en ligne, par exemple? Quand devrait-il être disponible pour des réunions? Si un travail doit être remis à la fin de la journée, à quelle heure doit-il être remis, à 17 h ou à minuit?
  • Exigences en matière de rapports. Combien souvent l’étudiant vous rendra-t-il visite? Aurez-vous une ou plusieurs réunions quotidiennes à heure fixe? (Beaucoup d’étudiants trouvent que ce type de compte rendu régulier les aide à rester sur la bonne voie.) L’étudiant enverra-t-il par courriel un rapport quotidien ou hebdomadaire sur ses progrès? Doit-il informer quelqu’un d’autre que vous de ses réalisations?
  • Résultats précis. Quels sont les objectifs généraux du stage d’apprentissage expérientiel? Quels sont les délais de ces objectifs (journée, semaine ou mois)? Comment le rendement de l’étudiant sera-t-il évalué?
  • Comment son travail s’intègre-t-il à celui du reste de l’équipe? Le travail à domicile peut être une expérience solitaire, même si vous êtes déjà établi des liens avec vos collègues. Pour un étudiant qui vient d’arriver sur le lieu de travail, le travail à distance peut sembler aliénant. Prenez le temps de lui expliquer la vision globale, c’est-à-dire la façon dont les tâches quotidiennes contribuent à la réalisation des priorités stratégiques. Remettez-lui un organigramme, en incluant de préférence des photos de l’équipe. Mieux encore, invitez toute l’équipe à une réunion de mise en contact où chaque membre pourra se présenter et décrire son rôle.
  • Matériel nécessaire. De nombreux étudiants vivent avec un budget personnel limité, de sorte qu’ils n’ont peut-être pas toute la technologie que vous tenez pour acquise chez vous. Vous devrez peut-être leur fournir des articles comme un ordinateur portable, une imprimante, un forfait pour les interurbains ou un numéro Skype. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir un ordinateur portable et que l’étudiant n’en a pas, votre Bureau de l’apprentissage expérientiel pourrait vous aider.
  • Façon d’obtenir du soutien technique. Assurez-vous que l’étudiant sait à qui s’adresser en cas de problème avec un logiciel, des applications de communication (comme Zoom) ou du matériel. Assurez-vous également qu’il connaît le meilleur moyen de communiquer avec cette personne. Si votre organisation utilise un système de billets, par exemple, l’étudiant pourrait avoir besoin d’une orientation à ce sujet.
  • Façon de vous joindre s’il a des questions. Quelle est la meilleure façon pour l’étudiant de se faire entendre lorsqu’il a une question courante à poser sur une tâche à accomplir? Et en cas d’urgence? Qui est votre délégué s’il n’arrive pas à communiquer avec vous?

Conseils pour la socialisation organisationnelle à distance

Les premières impressions sont durables. Bien après la fin de son stage d’apprentissage expérientiel, un étudiant se souviendra de la façon dont vous l’avez traité lorsqu’il s’est joint à votre entreprise. Vous voulez vous assurer que l’expérience est positive et qu’elle reflète bien votre marque.

Gestion du processus d'intégration à distance

1Les quatre « C » de la socialisation organisationnelle en ligne

La socialisation organisationnelle réussie comporte quatre niveaux d’orientation :

Source: Bauer, T. (2010.) Onboarding New Employees: Maximizing Success. SHRM Foundation.

Quand un employé se joint à votre entreprise à distance, il est facile de couvrir les deux derniers niveaux – la clarification et la conformité –, car il suffit de fournir des informations. Vous pouvez lui envoyer par courriel le manuel des employés ou le lien vers le disque partagé où sont stockés les documents de politique. Une séance Zoom ou un appel téléphonique permet de tenir une courte séance d’information sur le rôle de l’employé, ses fonctions et sa responsabilité envers les autres membres de l’organisation.

Les deux premiers niveaux de socialisation organisationnelle sont plus difficiles lorsque vous et le nouvel employé ne partagez pas le même espace. Par ailleurs, la culture et les liens sont des facteurs déterminants de l’engagement des employés, et cela est une préoccupation majeure quand on parle de travail à distance.

Pour réussir la socialisation organisationnelle d’un étudiant qui occupe un poste éloigné, vous devrez faire preuve de créativité dans la façon dont vous communiquez votre culture et dont vous facilitez les contacts avec les collègues. Utilisez chaque étape du processus comme une occasion de réaliser les éléments essentiels de la socialisation organisationnelle.

2L’accueil
  • Souhaitez la bienvenue à l’étudiant en lui envoyant un courriel chaleureux. Donnez une touche personnelle au message en indiquant une raison particulière pour laquelle vous vous réjouissez d’accueillir l’étudiant.
  • Fixez des attentes claires pour le premier jour. Dites à l’étudiant quand et comment il doit se présenter au travail le premier jour. S’il doit se présenter au travail au moyen d’un outil de vidéoconférence, comme Zoom, donnez-lui des instructions sur la manière de le faire ou orientez-le vers un didacticiel en ligne. S’il a besoin de documents personnels, par exemple une carte d’identité ou un numéro d’assurance sociale, il faut lui dire également.
  • Organisez une séance de socialisation organisationnelle virtuelle, préférablement par vidéoconférence. Préparez un montage de diapositives pour guider la discussion et aider l’étudiant à absorber facilement toutes les informations que vous lui donnerez. Votre présentation doit comprendre ce qui suit :
    • La structure organisationnelle, en particulier les fonctions des différentes unités et la structure hiérarchique
    • Le rôle de votre équipe au sein de l’organisation
    • Des exemples concrets des valeurs et de la culture de l’entreprise
    • Les réalisations dont l’équipe et l’organisation sont fières
    • Des trucs pour rencontrer les collègues et trouver des informations
    • Des conseils d’employés engagés récemment pour s’intégrer et s’adapter rapidement
    • Comment obtenir de l’aide sur différents types de questions, y compris le soutien technique, les questions sur les tâches quotidiennes, les préoccupations concernant la charge de travail, etc.
  • Encouragez la conversation. En traitant des questions liées à la clarification et à la conformité, arrêtez-vous souvent pour dire : « Quelles sont vos questions jusqu’à présent? » (En supposant qu’il y aura des questions, vous aurez plus tendance à obtenir une réponse que si vous posez la question fermée « Avez-vous des questions? »)
  • Faites-en une affaire personnelle. En parlant avec l’étudiant, adressez-vous à lui par son nom. Demandez-lui ce qu’il pense de l’idée de se joindre à l’organisation et invitez-le à vous communiquer toute information ou préoccupation dont il souhaiterait vous faire part.
  • Invitez l’étudiant à faire un suivi. Dites à l’étudiant comment il peut vous approcher s’il a des questions à poser après la séance de socialisation organisationnelle. Dites-lui le meilleur moyen de communication à utiliser et le meilleur moment de la journée pour vous joindre.
3Configuration des TI et des RH
  • Expliquez comment la technologie soutient votre culture organisationnelle. En configurant les outils de communication et de collaboration de l’étudiant, expliquez-lui comment l’équipe les utilise pour communiquer. Quels outils sont utilisés dans quelles situations? Qui préfère certains outils à d’autres? Quelles sont les règles de base tacites qui s’appliquent à certains outils?
  • Présentez les politiques comme des coutumes. Pour l’étudiant, entrer dans votre organisation est comme arriver dans un pays étranger. Pour l’aider à s’assimiler à votre culture organisationnelle, présentez les politiques comme étant « la façon dont nous faisons les choses ici » plutôt que comme des règles à suivre.

    Prévoyez amplement de temps pour les questions et prenez le temps de justifier les politiques qui peuvent sembler étranges aux étudiants. Vous pourriez, par exemple, avoir à expliquer exactement ce qu’est la confidentialité et la raison de son importance. Les médias sociaux et le courriel pourraient également être des domaines à explorer en profondeur afin que l’étudiant comprenne le « pourquoi » de ces politiques.

  • Guidez l’étudiant en matière de procédures administratives liées aux ressources humaines. L’étudiant pourrait avoir très peu d’expérience en ce qui concerne les formulaires officiels à remplir et peu de connaissances sur le fonctionnement des retenues d’impôt et des avantages sociaux. Si vous n’avez pas le temps de l’aider à remplir les formulaires, vous pourriez demander à un collègue de l’aider par vidéoconférence.
  • Fournissez des informations sur votre organisation, pas seulement des manuels. Aidez l’étudiant à comprendre les objectifs stratégiques et les principales activités de l’organisation afin qu’il puisse comprendre son rôle dans le contexte. Donnez vie aux procédures en donnant des exemples de projets que vous avez effectués ou d’autres réalisations.
  • Évitez les jours de lecture isolée. On pourrait penser que la façon la plus efficace d’initier un étudiant est de lui donner une pile de documents à lire et de le laisser se débrouiller seul pendant quelques jours. Cependant, cette approche crée un sentiment d’isolement et ne permet pas d’initier l’étudiant à votre culture organisationnelle.

    Si l’étudiant a besoin d’absorber beaucoup d’informations, essayez de concilier le temps de lecture avec des occasions d’échanger avec des collègues. Différents collègues pourraient peut-être aider à fournir différents éléments d’information de base par téléphone ou par vidéoconférence. Plus l’étudiant aura de contacts avec l’équipe dès le début, plus il démarrera rapidement et plus il sera motivé à apprendre et à apporter une contribution.

4Initiation à l’équipe et aux tâches
  • Fournissez les principales coordonnées. Dressez une liste de toutes les coordonnées dont l’étudiant pourrait avoir besoin au cours d’une semaine. Selon la taille et la structure de votre organisation, cette liste pourrait inclure le superviseur, le gestionnaire, le soutien informatique, les RH et les collègues avec lesquels l’étudiant travaillera.
  • Mettez l’étudiant en contact avec un « partenaire » ou un mentor. Il n’est pas nécessaire que cette personne soit un employé ayant de l’ancienneté. En fait, une personne récemment embauchée et qui a récemment effectué le processus de socialisation organisationnelle pourrait être le mentor idéal.
  • Présentez l’étudiant de façon officielle. Accueillez officiellement l’étudiant en faisant parvenir un message de bienvenue à l’équipe ou à l’ensemble de l’organisation.
  • Faites des présentations électroniques. Si l’étudiant travaillait dans le bureau avec vous, vous lui feriez faire le tour du bureau pour qu’il puisse rencontrer le plus grand nombre possible de personnes dans l’organisation. Quand le travail se fait à distance, vous pouvez faire les présentations par courriel, comme vous le feriez en connectant deux personnes de votre réseau. Invitez les employés ayant plus d’ancienneté à communiquer avec l’étudiant pour lui dire un rapide « bonjour » ou peut-être l’inviter à prendre un « café virtuel » par vidéoconférence.
  • Créez des possibilités d’observation virtuelle au poste de travail. L’apprentissage par l’observation passe souvent avant l’apprentissage par la pratique. Donnez à l’étudiant la possibilité d’observer le travail en cours, comme il le ferait dans un bureau. Un collègue pourrait utiliser le partage d’écran, par exemple, pour permettre à un étudiant de l’observer virtuellement pendant qu’il utilise un logiciel pour effectuer une tâche.
  • Expliquez comment le travail sera attribué et surveillé. Un étudiant qui débute dans le monde du travail peut avoir besoin de plus de structure et de supervision qu’un employé expérimenté. Fournissez des directives quotidiennes et hebdomadaires claires et décrivez les résultats souhaités.
  • Organisez régulièrement des séances-bilans. Les étudiants peuvent hésiter à demander de l’aide à leur superviseur. Il peut donc être utile d’organiser des séances-bilans où ils pourront poser des questions. Il peut s’agir d’une réunion de 15 minutes qui a lieu à heure fixe chaque matin ou d’un examen quotidien à 16 heures, ou des deux. Avec le temps, l’étudiant aura probablement besoin de moins de structure, mais investir du temps au début pour échanger avec lui au moins une fois par jour vous permettra de clarifier les attentes et de l’aider à se sentir proche de l’équipe.
  • Faites participer l’étudiant aux réunions. Le plus grand nombre possible. Pour les travailleurs expérimentés, les réunions peuvent être des fêtes du bâillement, mais pour les étudiants, elles sont une excellente occasion de voir le travail en action et d’entrer en contact avec leurs collègues. Plus l’étudiant se sentira proche du centre de l’action, plus il sera motivé et productif.
5Plan d’apprentissage expérientiel

L’étudiant aura reçu des directives de son Bureau de l’apprentissage expérientiel. Selon la nature de son stage, il peut être tenu de fixer des objectifs d’apprentissage, de réaliser des activités de réflexion ou de respecter les éléments d’un cadre de compétences.

Si vous avez des questions sur ce que l’on attend de vous en tant qu’employeur, adressez-vous au Bureau de l’apprentissage expérientiel. Il vous expliquera les étapes simples à suivre pour satisfaire à toute exigence scolaire.

6Veiller à ce que l’étudiant soit payé

Une personne qui vient d’arriver sur le marché du travail peut ne pas bien connaître les concepts de suivi du temps ou de soumission des heures de travail. Assurez-vous d’orienter l’étudiant vers les procédures et les outils qu’il devra utiliser pour percevoir sa paie.

Si l’étudiant est rémunéré par un bailleur de fonds externe, comme une organisation philanthropique ou encore Prêt pour l’avenir NB, assurez-vous de bien comprendre les procédures et les délais avant que l’étudiant se présente pour son premier jour de travail. Le Bureau de l’apprentissage expérientiel peut vous aider à trouver des réponses à toutes vos questions.

Des stratégies importantes pour soutenir vos étudiants

1Comment aider l’étudiant à rester concentré et motivé

Le travail à distance peut être difficile, même pour des employés chevronnés. Il peut être doublement difficile pour les étudiants, car ils n’ont pas toujours l’expérience du travail autonome. Ils sont peut-être plus habitués à étudier en groupe, à vivre et à manger en groupe et à réaliser des projets en groupe.

Vous pouvez aider l’étudiant à rester concentré sur sa tâche en lui offrant une structure et des possibilités de contacts sociaux. Voici quelques suggestions pour créer une structure :

  • Proposez des idées pour créer des routines quotidiennes pour marquer le début et la fin de la journée de travail.
  • Travaillez avec l’étudiant pour créer un horaire quotidien qui tient compte de ses cycles énergétiques naturels.
  • Encouragez les pauses et l’activité physique.
  • Organisez au moins une séance-bilan par jour, par téléphone ou par vidéoconférence.
  • Assurer un mentorat pour la gestion des listes de tâches.
  • Célébrez les réalisations quotidiennes.
  • Assignez un projet spécial qui permet à l’étudiant de tirer parti de ses forces personnelles.
  • Au moins une fois par mois, réservez du temps pour discuter du rendement général et du perfectionnement professionnel de l’étudiant.

Et voici quelques suggestions pour créer des occasions de nouer des liens sociaux :

  • Encouragez les employés à organiser des réunions de travail au cours desquelles ils accomplissent des tâches plutôt que de rendre compte des tâches accomplies.
  • Organisez régulièrement des réunions d’équipe par vidéoconférence, et avant d’aborder l’ordre du jour, prévoyez du temps pour permettre aux personnes présentes de faire connaissance.
  • Téléphonez à l’étudiant à des moments inattendus, juste pour lui dire bonjour et savoir comment se passe sa journée.
  • Créez un espace de collaboration (tel qu’un canal Slack) où les gens peuvent diffuser des citations ou des images motivantes, du matériel de lecture pertinent ou des idées pour des projets.
  • Jumelez l’étudiant avec un partenaire, quelqu’un qu’il pourra consulter une fois par jour.
  • Si vous supervisez plus d’un étudiant, assignez-leur des tâches qui les amènent à travailler ensemble.
2Outils de communication et de collaboration
  • Zoom — pour les vidéoconférences.
  • Google Meet — pour les vidéoconférences, ainsi que les conférences téléphoniques et les groupes de clavardage.
  • Google Docs et Google Sheets — pour collaborer en temps réel à des documents et à des tableurs.
  • Slack — messagerie directe pour collaborer à des projets d’équipe; permet également le partage de fichiers, les conférences téléphoniques et les vidéoconférences, ainsi que le partage d’écran.
  • Microsoft Teams — pour le partage de fichiers, la messagerie directe, l’établissement du calendrier et les vidéoconférences.
  • Trello — pour le partage des plans de projet, des tâches et des fichiers.
  • Asana — pour coordonner les activités de l’équipe sur différents projets.
  • Toggl — pour assurer le suivi de votre temps, au moyen d’un chronomètre ou d’une saisie manuelle de données.
  • Evernote — permet de prendre des notes, de stocker des coupures de presse sur le Web et de stocker et d’annoter des PDF.
  • Miro — permet de créer des tableaux blancs en ligne.
  • Calendrier Outlook — pour planifier les réunions et répondre aux demandes de réunion.
3Comment assurer le mentorat d’un étudiant à distance

Que ce soit vous ou un collègue qui se charge du mentorat, il est bon de structurer la relation mentor-mentoré de manière que les deux parties sachent clairement comment elle fonctionnera. Voici quelques conseils à garder à l’esprit :

  • Tenez la première réunion par vidéoconférence pour favoriser des liens personnels forts.
  • Discutez et convenez des objectifs précis du mentorat.
  • Établissez un calendrier (point final) pour le mentorat.
  • Définissez des principes directeurs, comme la fréquence des réunions, la technologie que vous utiliserez et la manière dont vous communiquerez entre les réunions.
  • Lors de chaque réunion, commencez par un bilan rapide pour examiner les progrès accomplis par rapport à la réalisation des objectifs.
  • Agissez comme un accompagnateur, non pas comme un enseignant. Posez des questions au lieu de fournir des conseils afin que l’étudiant puisse guider son propre apprentissage.
  • Faites part de vos expériences personnelles; montrez-vous vulnérables pour permettre à l’étudiant d’apprendre de vos erreurs et de vos succès.
  • À la fin du mentorat officiel, décidez si vous continuerez ou non à vous rencontrer ou si vous resterez simplement en contact.
4Comment reconnaître les signes indiquant qu’un étudiant pourrait avoir besoin de plus de soutien

Le travail à distance peut être stressant, surtout pour quelqu’un qui ressent déjà une forte pression pour occuper un nouveau poste dans un nouvel environnement. Soyez attentifs aux signes ci-dessous, qui indiquent que l’étudiant pourrait avoir de la difficulté à satisfaire aux exigences du travail virtuel :

  • Incapacité à respecter les délais
  • Difficulté à accomplir des tâches simples qu’il effectuait auparavant, soit pour vous, soit pour un autre employeur
  • Périodes d’irritabilité ou de frustration
  • Parler plus ou moins que d’habitude
  • Lenteur des réponses aux courriels ou à la messagerie directe
  • Mauvaise hygiène personnelle

Si vous remarquez l’un de ces signes avertisseurs, il est peut-être temps de procéder à un dépannage avec l’étudiant. Si un accompagnement en matière de gestion du temps et de productivité personnelle ne semble pas changer les choses en mieux, vous pouvez sensibiliser l’étudiant aux ressources qui sont à sa disposition en matière de santé et de bien-être. Sentez-vous libre également de communiquer avec le Bureau de l’apprentissage expérientiel pour trouver des moyens de soutenir l’étudiant.

5Mesures pour les étudiants ayant des enfants

Les étudiants peuvent se sentir timides à l’idée de révéler qu’ils auront des enfants à la maison pendant la journée de travail. Vous pouvez aider à réduire leur inquiétude en leur faisant part des pratiques de votre organisation pour les parents qui travaillent à domicile, que vous connaissiez ou non les détails de leur situation personnelle.

Si l’étudiant a des enfants à la maison, voici quelques conseils pour l’aider à travailler de manière productive :

  • Invitez-le à s’engager dans la résolution créative des problèmes. Encouragez-le à vous présenter des façons de contourner un problème ou des solutions à un problème qui lui permettront de faire son travail de manière plus efficace.
  • Repensez la journée de travail normale. Si possible, laissez l’étudiant structurer sa journée de travail en fonction de ses responsabilités parentales. Certains parents qui travaillent à domicile divisent leur journée de travail afin d’être productifs avant le réveil de leurs enfants et pendant leur sieste. D’autres divisent la garde des enfants avec un partenaire, l’un des partenaires travaillant plus tôt, et l’autre, plus tard.
  • Établissez des protocoles pour les conférences téléphoniques et les vidéoconférences. Négociez des attentes raisonnables. L’employé, par exemple, doit-il toujours allumer sa caméra? Doit-il assister à toutes les réunions de l’équipe? Avant la première réunion, discutez de la manière de gérer les interruptions, car elles se produiront inévitablement.
  • Renforcez les liens avec l’équipe. Encouragez l’étudiant à établir des relations positives avec ses collègues. Dites-lui comment agir comme un véritable « joueur d’équipe » et demander de l’aide quand il en a besoin.

Erreurs courantes que font les employeurs avec les employés-étudiants qui travaillent à distance

Attribuer un poste éloigné à un étudiant exige que vous accordiez une attention particulière à ses besoins humains, notamment le besoin de rétroaction et de contacts sociaux. Voici quelques pièges que vous voudrez éviter :

NE PAS Recommendation
NE PAS supposer que le travail de bureau est le même que le travail à distance. Vous devrez réexaminer la façon dont vous gérez à la fois les employés expérimentés et les nouveaux employés.
NE PAS faire de la microgestion. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur la manière ou le moment où le travail est effectué.
NE PAS laisser l’étudiant trop longtemps seul. Favoriser les contacts avec vous-même et avec d’autres collègues.
NE PAS laisser les courriels et les messages vocaux sans réponse. Répondez rapidement aux questions et restez disponibles grâce à divers moyens de communication.
NE PAS laisser l’efficacité nuire aux contacts sociaux. Le travail à distance exige que vous consacriez plus de temps à établir une relation avec votre nouvel employé que si vous travailliez tous les deux dans le même espace.
NE PAS donner de directives sommaires. Fournissez des instructions explicites. Si vous n’aimez pas mettre les instructions par écrit, parlez à l’étudiant de la tâche à accomplir en faisant un enregistrement vocal ou vidéo.
NE PAS exclure l’étudiant des discussions d’équipe. Faites participer l’étudiant à autant de réunions d’équipe que possible et envoyez-lui les fils de discussion par courriel. Faites tout ce que vous pouvez, chaque jour, pour lui rappeler qu’il est un membre précieux de l’équipe et pour lui montrer concrètement votre culture organisationnelle.

Comment obtenir de l’aide

Si vous avez des questions sur votre rôle et vos responsabilités concernant le processus d’apprentissage expérientiel, n’hésitez pas à communiquer avec le Bureau de l’apprentissage expérientiel. Il est là pour vous soutenir à chaque étape du processus, en commençant par la socialisation organisationnelle et au-delà.

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